Cara agar Dokumen Arsip Perusahaan Tetap Aman

Melindungi seluruh dokumen perusahaan adalah hal penting, untuk memberi kepraktisan bisa menggunakan jasa penyimpanan dokumen arsip yang sudah terpercaya seperti Crown Records Management yang layanannya tersebar di seluruh penjuru dunia. Jasa semacam ini akan membantu mengelola keamanan dokumen perusahaan secara profesional. Selain itu, bisa juga dikelola sendiri jika memang paham tentang tata kelola pemeliharaan arsip.

 

Dalam kesempatan kali ini, kami akan mengajak kamu untuk membahas bagaimana cara mengamankan dokumen penting perusahaan.

 

Cara Mengamankan Dokumen Arsip Perusahaan

Setiap perusahaan tentu memiliki banyak data mulai dari data konsumen, data transaksi, data keuangan perusahaan, dan data penting lain. Tidak sedikit perusahaan yang mengalami kerugian besar ketika data penting tersebut dicuri. Dalam dunia perusahaan kemudian dikenal istilah pemeliharaan arsip yang mengacu pada tata kelola seluruh data perusahaan secara baik dan benar.

 

Sehingga selain aman juga mudah dicari ketika sebuah atau beberapa data diperlukan. Jika saat ini membutuhkan pemahaman tentang tata kelola pemeliharaan arsip, maka beberapa cara berikut bisa diaplikasikan:

 

1. Menggunakan Cloud Storage

Khusus untuk data yang formatnya digital maka bisa disimpan di cloud storage, yakni ruang penyimpanan online. Contohnya adalah Google Drive, yang membantu menyimpan lebih banyak data yang kemudian bisa diakses siapa saja dan dimana saja menggunakan perangkat apa saja.

 

2. Memasang Hardware Firewall

Pencurian data digital bisa dilakukan dengan banyak cara, misalnya dengan mengirimkan virus ke perangkat kerja karyawan maupun pimpinan. Mencegah data hilang maka bisa memasang perangkat hardware firewall yang berfungsi sebagai pelindung dari serangan virus dan malware di perangkat komputer.

 

3. Membuat Virtual Server Lokal

Opsional ruang penyimpanan dokumen dalam format digital selain cloud storage adalah membuat virtual server lokal. Nantinya bisa menggunakan jasa khusus yang melayani pembuatannya. Virtual server lokal merupakan ruang penyimpanan lokal di seluruh perangkat kerja karyawan. Investasinya memang lumayan, namun keamanan data bisa lebih terjamin karena hanya bisa diakses pihak-pihak internal.

 

4. Menggunakan Layanan Safe Deposit Box

Bagaimana jika kantor masih setia menggunakan dokumen fisik yang dicetak di media kertas? Supaya seluruh data yang tercetak tetap aman pertimbangkan untuk menggunakan layanan safe deposit box yang umumnya disediakan pihak bank. Bank menyediakan layanan ini yang membantu menyimpan seluruh data dan surat-surat penting.

 

5. Menggunakan Brankas

Opsional kedua untuk dokumen fisik adalah dengan menggunakan brankas. Brankas merupakan alat atau ruangan khusus yang disegel untuk menyimpan seluruh data penting. Brankas ini jenisnya beragam dan hadir dalam berbagai ukuran, sehingga bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

 

Jika jumlah dokumen penting sangat banyak maka bisa membangun ruang khusus sebagai brankas. Tidak kalah penting adalah menggunakan brankas yang dijamin aman, misalnya yang tahan api dan tahan dobrakan.

 

Meningkatkan keamanan seluruh data perusahaan bisa dilakukan dengan beberapa cara di atas, silahkan memilih yang dirasa paling praktis. Jika ingin memaksimalkan ruang di kantor maka bisa memakai jasa penyimpanan dokumen perusahaan. Sehingga semua dokumen diserahkan ke jasa tersebut, ruang penyimpanan kemudian bisa digunakan sebagai ruang kerja.

 

Tweet

Subscribe to receive free email updates: